Microsoft развива Copilot в SharePoint като инструмент, който не само отговаря на въпроси, но и помага за създаването на документи, стартирането на повтаряеми процеси и по-структурираното използване на фирмените знания.
Copilot в SharePoint е все по-близо до ежедневната автоматизация на работата със съдържание
SharePoint от години е едно от най-важните места за съхранение на фирмени документи, процедури, списъци, страници и ресурси със знания. С развитието на Microsoft 365 Copilot обаче ролята му започва да се променя. Това вече не е само хранилище за файлове, а все по-често среда, в която изкуственият интелект помага на потребителите да намират по-бързо информация, да създават съдържание, да обобщават материали и да изпълняват повтаряеми задачи.
Най-новите анонси на Microsoft за Copilot в SharePoint очертават ясна посока: компанията иска потребителите да могат да създават собствени умения, да ги използват в различни работни среди и да измерват качеството им преди по-широко внедряване. За организациите това означава възможност да стандартизират работата с документи и знания, без да изграждат сложни решения от нулата.
Какво представляват личните умения в Copilot в SharePoint?
Уменията в Copilot в SharePoint са запазени инструкции или набори от стъпки, които помагат на Copilot да изпълнява повтаряеми задачи по-предвидимо. Те могат да включват например създаване на обобщения на документи, изготвяне на отчети по определен шаблон, анализ на материали за рискове или организиране на съдържание според фирмените стандарти.
Новост са личните умения, които не са свързани само с един сайт на SharePoint. Потребителят може да създаде умение веднъж и след това да го използва в различни сайтове на SharePoint и в OneDrive. Така личният начин на работа, предпочитаният формат на документа или фирменият стандарт за комуникация могат да „следват“ потребителя там, където се намират нужните материали.
Защо това е важно за компаниите?
В много организации най-голямото предизвикателство днес не е липсата на инструменти, а липсата на последователност. Един и същ тип документ често се изготвя по няколко начина, отчетите се различават по структура, а проектните знания са разпръснати между библиотеки, екипи и папки. Личните умения могат да помогнат за ограничаване на тази непоследователност, тъй като позволяват утвърденият начин на работа да бъде запазен и използван многократно.
За отделите по маркетинг, продажби, ЧР, финанси, правни въпроси или операции това означава по-практично използване на AI. Вместо всеки път да пише подробен промпт, потребителят може да стартира предварително подготвено умение, което знае как трябва да изглежда съответният резултат: брифинг за ръководството, обобщение на среща, анализ на оферта, описание на продукт, контролен списък за съответствие или проект на съобщение до клиенти.
Примери за приложения на Copilot в SharePoint
- Брифинг за ръководството: автоматично създаване на кратко обобщение на дълъг документ с най-важните решения, рискове и следващи стъпки.
- Преглед на маркетингово съдържание: анализ на материали за съответствие с насоките на марката, езика на ползите и последователността на комуникацията.
- Проектен отчет: изготвяне на периодичен статус на проекта с информация за напредъка, блокерите, отговорниците за задачите и сроковете.
- Анализ на правни документи: посочване на потенциални рискове, липсващи елементи или части, изискващи допълнителна проверка.
- Организиране на знанията: създаване на обобщения, контролни списъци и отговори на въпроси въз основа на документи, съхранявани в SharePoint.
Оценка на качеството на уменията: стъпка към по-надежден AI
Една от най-интересните новости е възможността за подобряване на уменията чрез тестове, критерии за оценка и измерими промени. На практика това означава, че организациите могат да проверяват дали дадено умение действително генерира по-добри резултати, преди да бъде внедрено по-широко в екип или отдел.
Това е важно особено в области, в които прецизността е от значение: съответствие, право, външна комуникация, анализ на оферти, обслужване на клиенти или управленско отчитане. AI може да ускори работата, но едва съчетаването на автоматизация с оценка на качеството дава на компаниите по-голям контрол върху начина, по който се създават съдържанието и подпомагащите решения.
Какво означава това за ИТ и администраторите?
Развитието на уменията в SharePoint не бива да се разглежда единствено като нова функция за крайните потребители. Това е тема и за администраторите на Microsoft 365, собствениците на данни и екипите, отговорни за управлението. Уменията работят въз основа на потребителските разрешения, но все пак изискват добре обмислен подход към достъпа до данни, етикетите за поверителност, съхранението, одита и качеството на източниците.
Затова компаниите, които искат да използват ефективно Copilot в SharePoint, трябва да се погрижат не само за лицензите, но и за реда в библиотеките с документи, актуалността на съдържанието, правилните разрешения и ясните правила за създаване и споделяне на умения. Колкото по-добре е подготвен слоят с данни, толкова по-голяма е стойността от AI.
Как да подготвите организацията си за Copilot в SharePoint?
- Идентифицирайте повтарящите се процеси при работа с документи. Изберете задачи, които редовно отнемат време на много хора, например отчети, брифинги, обобщения или прегледи на съдържание.
- Определете стандарти за качество. Дефинирайте как трябва да изглежда добрият резултат: структура, тон, дължина, задължителни елементи и критерии за оценка.
- Подредете източниците на данни. Проверете дали документите в SharePoint са актуални, правилно описани и достъпни само за съответните лица.
- Започнете с пилотен проект. Тествайте уменията в един екип или процес, преди да ги внедрите по-широко.
- Измервайте резултатите. Анализирайте дали Copilot съкращава времето за работа, подобрява последователността на документите и намалява броя на корекциите.
Copilot в SharePoint се развива като инструмент, който може реално да оптимизира ежедневната работа с документи, знания и процеси. Личните умения са важна стъпка към по-персонализирана и повтаряема автоматизация. За компаниите това означава възможност за по-висока производителност, по-добра последователност в работата и по-ефективно използване на ресурсите, съхранявани в Microsoft 365.
ЧЗВ
Какво представлява Copilot в SharePoint?
Copilot в SharePoint е функция на Microsoft 365 Copilot, която помага на потребителите да работят със съдържание, съхранявано в SharePoint. Тя може да се използва например за задаване на въпроси за документи, създаване на страници, обобщаване на информация, генериране на отчети и стартиране на повтарящи се процеси чрез естествен език.
Какво представляват уменията в Copilot в SharePoint?
Уменията са запазени инструкции за Copilot, които позволяват изпълнението на повтарящи се задачи по определен начин. Те могат да помагат например при изготвяне на отчети, обобщаване на документи, анализ на съдържание или прилагане на фирмени стандарти за комуникация.
Каква е разликата между личните умения и уменията, свързани със сайт?
Личните умения могат да се използват в различни сайтове на SharePoint и в OneDrive, така че потребителят не трябва да ги създава наново за всяко работно място. Това е полезно, когато даден човек редовно използва един и същ формат за отчети, брифинги или анализи в различни проекти.
Увеличават ли уменията в Copilot в SharePoint достъпа до данни?
Не. Уменията не трябва да разширяват разрешенията на потребителя. Copilot работи в рамките на достъпа, който съответният човек вече има. Затова правилното управление на разрешенията, етикетите за поверителност и структурата на документите в SharePoint е толкова важно.
За кои отдели Copilot в SharePoint може да бъде особено полезен?
Най-голяма стойност могат да получат екипите, които работят интензивно с документи и знания: маркетинг, продажби, HR, финанси, правен отдел, съответствие, обслужване на клиенти, IT и оперативни отдели. В тези области повторяемостта на процесите и последователността на съдържанието са от голямо значение.
🚀 Искате ли да научите повече за AI предложенията на Microsoft? Екипът ни от експерти с удоволствие ще отговори на Вашите въпроси и ще Ви помогне да изберете най-подходящото решение:
Посетете и нашия уебсайт, където ще намерите повече информация за продуктите. Разгледайте и научете повече: MICROSOFT
